Minu 3 virtuaalset abilist

Täna jagan Sinuga erinevaid programme, mida ma igapäevaselt kasutan. Räägin kolmest virtuaalsest abilisest. Eks neid programme on tegelikult loomulikult rohkem, kuid peatume esialgu vaid neist kolmel.

Esimene nendest on Excel. Jah, muidugi. Ma ei ole võib-olla klassikaline Exceli kasutaja selles mõttes, et mul on seal arvude massiivid ning ma tegelen arvutuste, numbrite ja valemitega. Analüütikaga. Aga sellele vaatamata, ma kasutan Excelit kahel juhul.

Esiteks, ma kasutan Excelit siis, kui ma tegelen projektidega. Näiteks, mul on koolitus, mis eeldab alati enne, kui Sa rahva ette lähed mingite kindlate tegevuste valmis tegemist. Eeltööd ja erinevaid tegevusi. Just need samad tegevused ongi mul sinna Excelisse pandud ning mul tekib niiviisi klassikaline projektiplaan. Mul on vajalik tegevus, ma tean, kes sellega tegeleb, ma tean, kui palju see aega võtab ning samuti ma tean seda, millal see tegevus valmis saab.

Projektiplaan aitab mul kahte asja:

  • ta tagab selle, et mul on suur pilt ehk helikopteri vaade oma tegemistest ning
  • ma näen loogilisi seoseid erinevate tegevuste vahel ehk ma ei planeeri enne tegevusi, mis eeldavad mõne eelmise tegevuse valmis saamist või lõppemist. See garanteerib selle, et projekt saab kvaliteetne ning ka edukas.

Tene variant, kus ma Excelit kasutan, on päeva planeerimine. Mul on oma päeva planeerimise fail, mis koosneb kolmest osast:

  • seal on ajaline pool ehk plaan sellest, mida ma teen mingi konkreetne kell. Ajaline planeerimine algab mul kella kuuest hommikul ning läheb kella kuueni õhtul välja. Ma kasutan aja planeerimisel 30 minuti pikkuseid ajasahtleid. Lisaks Excelile on mul kasutusel ka kalender, mida ma kasutan pigem siis, kus ma olen sõlminud kellegagi näiteks mingi kokkusaamise või mul on koolitus või mul on coachingu sessioon ehk mul on tegevused, kus ma olen andnud kellelegi lubaduse. Need on mul kirjas kalendris. Kui ma hakkan päeva planeerima, võtan tegevused kalendrist ning tõstan nad Excelisse oma õigele kohale. Lisan veel transpordi aja, mis kulub mul sinna kohale jõudmiseks ning oma muud tegevused panen kokkulepitud kokkusaamise või koolituse järgi.
  • Lisaks ajasahtlitele, on Excelis veel iga päeva kohta kirjas 5 olulist tegevust. Need on need tegevused, mida ma tahan kindlasti see päev ära teha.
  • Siis on mul nimekiri inimestest, kellega ma sel päeval ühendust võtan.

Lisaks eelnevale, pean ma Excelis ka oluliste tegevuste nimekiri. Seda sellise mõttega, et kuna mul päeva planeerimise Excel on nii kui nii taustal avatud, saaksin kõik päeva jooksul tekkinud head mõtted lihtsalt kirja panna, et need loomulikult ei läheks mul meelest ära.

Niipalju Excelist.

Teine programm, mida ma kasutan on Focus 10. Kuna ma olen PC kasutaja, siis Apple maailmas sel programmil võib-olla mõni teine nimi. Aga võib-olla see nimi antud hetkel ei olegi kõige tähtsam, sest see programm töötab Pomodoro Technique (https://lifecoach.ee/5-ideed-kuidas-energiat-tooellu-tuua/) põhimõttel.

See metoodika on oma olemuselt väga oluline, kuna ta räägib fokuseerimisest. Räägib sellest, et Sa peaksid justkui jooma enne, kui suur janu tekib. Et sööksid siis, kui Sul kõht veel väga tühi ei ole. Ta aitab hoida fookust, tähelepanu ning soodustab oluliste asjadega tegelemist.

Sa töötad 25 minutit intensiivselt ühe asjaga ning seejärel teed 5 minutise pausi ning töötad uuesti 25 minutit. Ja jälle 5 minutine paus. Niimoodi tekivad 30 minutit pikkused tsüklid. Need samad tsüklid on mul seotud selle Exceli 30 minutise ajasahtliga. Kui ma tegevusega alustan, pane Focus 10 programmi käima ning kui 25 minutit saab mööda, annab programm mulle heliga teada, et on aeg arvuti tagant korra üles tõusta ning ennast liigutada. Ning kui paus läbi, antakse uuesti teada, et arvuti juurde tagasi tulla ning oma tegevusi fokuseeritult jätkata.

Kindlasti Sa oled pannud tähele, et kui Sa hakkad mõne tegevusega tegelema ning Sa ei tee sinna vahele pause, vaid üritad seda tegevust teha kuni see valmis saab, siis tegevus lõpp on selline … kummaline. Sul ei ole enam head kvaliteeti, Sul ei ole enam fookust ning Sa oled kuidagi väsinud ja tülpinud. Pomodoro Technique aitab seda tunnet vältida ning ühtlasi saad soovitud tegevuse ka kiiremini tehtud.

Kolmas programm, millest Sulle täna räägin, on Evernote.

Ma kasutan Evernote kahel viisil:

  • Kõigepealt ma kogun Evernote erinevate teemade alla artikleid, mida ma olen veebist leidnud ning mis mulle tunduvad olulised. Koondan neid seepärast, et neid oleks hiljem lihtsam leiad ning nendega edasi töötada.
  • Teiseks ma kasutan Evenote erinevate nimekirjade koostamisel. Näiteks, mul on raamatute nimekiri, mida ma peaksin raamatukogust laenutama. Kui ma leian, et üht või teist raamatut tasuks lugeda, panen ta kirja ning kui raamatukokku satun, laenutan. Lisaks on mul Evernotes ka ostunimekirjad. Kas Sa oled märganud, et kui läheb poodi ilma nimekirjata, võib juhtuda kaks ebameeldivat asja? Esiteks, Sa ei pruukinud osta kõiki asju, mille pärast Sa poodi läksid ning teiseks, Su ostukorvi võib lipsata asju, mida Sa tegelikult ei planeerinud.

Need olidki mõtted, kuidas saaksid efektiivsemalt tegutseda ning endale toetav süsteem luua.

Sellest loost on ka video. Kui soovid vaadata, palun kliki alljärgnevat linki:

Suur tänu Sulle!

Lisa kommentaar

Sinu e-postiaadressi ei avaldata.

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.