Milline on hea e-kirjadele vastamise taktika?

Kas Sa tead, kui palju Sul tuleb igapäevaselt e-kirju postkasti? Neid võib tulla kümmekond, kuid neid võib tulla ka 100 ja enam. Eks see e-kirjade hulk Su postkastis sõltu ju sellest, millisel ametikohal Sa töötad ning ka kui paljude erinevate uudiskirja listidega Sa oled liitunud. Või kui palju Sa oma e-kirja aadressi oled erinevatele asutustele või veebisaitidele andnud. Aga juttu tuleb täna sellest, kuidas selle e-kirjade laviiniga suurepäraselt hakkama saada.

Hakkame sel teemal liikuma hoopis küsimusega? Mis Sa arvad, mitu protsenti Sinu postkasti jõudvatest e-kirjadest on sellised, millele Sa pead kohe vastama? Kui paju on neid e-kirju, kus Sa peaksid kohe kõik oma muud tegevused pooleli jätma ning just sellele e-kirjale vastama, sest muidu võib ju elu seisma jääda või klient ära minna või võib mis iganes muud juhtuda?

Sa võid üllatuda, kuid tegelikult nende koheselt vastamist nõudvate e-kirjade arv on väga väike. Võib-olla on see vaid 5% Sinu e-kirjade hulgast, või isegi veelgi vähem. See tähendab ju seda, et 95% või enamgi veel on need e-kirjad, millele vastamisega saad Sa ju oodata. Ja nüüd Sa võid ju mõelda, et mul on kõik tähtsad e-kirjad. Ma olen nõus ka sellega, sest kindlasti on ka mitmeid ametikohti, kus kiire e-kirjadele vastamine on oluline, näiteks kliendi teenindus, kus Sa pead võimalikult kiiresti saama kliendi mure lahendatud. Või näiteks IT osakonnad, kus jälgitakse süsteemide tööd ning kui printerist hakkab tahm otsa saama, pead Sa sellega tegelema kiiresti, sest muidu ei saa ju keegi printida.

Tõsi, neid ametikohti on. Kuid mõtle ka niipidi, et ka neil ametikohtadel on hetki, kus inimene ei ole kogu aeg arvuti taga, kus ta vahepael tõuseb püsti, et kohvi võtta või kus ta käib söömaski, näiteks. Seal mingi viiteaeg, kus postkasti potsatab e-kiri, kuid sellele reageerimise aeg on oluliselt hiljem, kui kohe praegu.

Miks ma sellest räägin? Seda seepärast, et Sa peaksid oma e-kirjale vastamiseks päeva selleks ettenähtud aja planeerima. See on ajasahtlite loogika ehk teatud kellaajad päevas, mil Sa teed mingit planeeritud, konkreetset tegevust. Tavaliselt on need tegevused, mis on väga tähtsad. Tavaliselt 1 – 2 tegevust päevas.

Kutsun Sind planeerima ka aega, millal Sa vastad e-kirjadele. See aeg võib olla ju kaks korda päevas. Näiteks kella 10:00 – 11:00, kui Sa saad tunni ajaga hakkama ning 15:00 – 16:00. Kui neid e-kirju on väga palju, siis ka kolm korda päevas. Ja kõik see muu aeg, mil Sa ei vasta e-kirjadele, peaksid oma e-postikasti sulgema. Samuti peaksid välja lülitama automaatse sissetuleva uue kirja teavituse.

Mis oleks, kui Sa prooviksid, kas see Sinu puhul töötab? Sa võid seda proovida nädala või kaks ning võrrelda selle ajaga, mil Sa tegutsesid teisiti. Ma väga usun, et olukord läheb Sul oluliselt paremaks. Mida ma selle paremaks minemise all mõtlen?

Mõtlen seda, et Sul on oluliselt rohkem aega tegelemaks asjadega, mis on väga olulised. Ja kui Sul on rohkem fokuseeritust, siis Sa jõuad rohkem ning saad rohkem asjadega hakkama. Sa oled oluliselt rahulikum.

Sa võid ju ka teada anda inimestele, et juhul kui on midagi väga-väga kiiret, siis nad helistavad Sulle. Aga kui on justkui aega oodata, siis Sa vastan neile e-kirjadele just nendel aegadel, mil Sa oled oma päevas selleks sobiliku aja leidnud.

Kui Sul on soov seda lugu kuulata, palun külasta mu Youtube kanalit:

Suur tänu Sulle juba ette!

Lisa kommentaar

Sinu e-postiaadressi ei avaldata.

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.