Meil kõigil on ööpäevas 24 tundi, kuid vaadates kõrvalt mõne inimese tegemisi, tekib küll mulje, et kasutusel on 36 tundi või enamgi veel. Kuidas kasutavad oma aega hea ajakasutusega inimesed? See on huvitav küsimus, kuid enne veel kui sellele vastuseid leidma hakkame, soovitan Sul esmalt analüüsida oma ajakasutust ehk teha aja audit.
Aja audit on oma olemuselt lihtne, Sa peaksid oma tegevusi kaardistama 10 minuti kaupa ning iga tunni või kahe tagant korraks väikese pausi tegema ning ajakasutuse üles märkima. Kui vahe läheb liiga pikaks, võib meelest ära minna, millega Sa tegelesid. Näiteks, kui Sa helistasid klientidele 10 minutit, tegid arvutiga tööd 40 minutit ning vestlesid töökaaslastega 10 minutit, märgidki helistamise ja töökaaskaaslastega vestluse juurde ühe märke ning arvutiga töö juurde neli märget. See on nüüd otsustamise koht, kas Sa teed märked paberil või arvutis. Arvutist saad Sa tehtut automatiseerida, kuid paberil läheb võib-olla natuke kiiremini. Teine otsustamise koht on, kui detailselt Sa oma tegevusi lahti kirjutad. Näiteks, kas piisab üldiselt „helistamine“ või oleks vaja märkida „helistamine klintidele“ ning „helistamine projekti liikmetele“? Vastus peitub selle, kui detailselt Sa oma ajakasutust tahad hiljem analüüsida. Kolmas otsustamise koht on, kas Sa tahad keskenduda ainult tööajale või huvitab Sind ööpäevane ajakasutus. Kuna elu on tervik, soovitan keskenduda ööpäevale, kuid nagu eelnevalt öeldud, valik on Sinu.
Kuna me päevad on tihti erinevad, soovitan Sul ajakasutust kaardistada vähemalt üks nädal. Parem veel, kui kaks nädalat.
Siis ongi aeg kokkuvõteteks, mis on kindlasti kõige huvitavam osa selles protsessist. Ajakasutust saab jagada kaheks – aeg, mis kulus eesmärgi suunas liikumisele ning mis kulus muude tegevuste peale. Loomulikult, mida rohkem aega kulutad eesmärgi suunas liikumisele, seda parem. Mida saaksid ette võtta, et eesmärgi suunas liikumise osakaal kogu ajakasutusest oleks veelgi suurem? See on küsimus, millele vastuseid otsida. See on võti, mis avab Sul ukse tõhusama ajakasutuse poole.
Alljärgnevalt toon paar mõtet, mida ma ise olen edukalt kasutanud.
- Tekita aeg, kus Sind ei segata. Fookuse hoidmine on efektiivsuse seisukohalt väga oluline. Tee kõik endast olenev, et saaksid segamatult töötada. Kui vaja, pane telefon vaiksele režiimile või sulge oma kabineti uks. Oluline on ka eemaldada meilide automaatsed teavitused, et nad Sul arvuti all paremas nurgas ei vilguks ning fookust muudele tegevustele ei juhiks. Samuti võid meeskonnaga või toakaaslastega kokku leppida nö. vaikses tunnis, näiteks kell 9:00 – 10:00. See on aeg segamatuks töötegemiseks.
- Planeeri aeg meilidele vastamiseks. Proovi vastata e-kirjadele 2 korda päevas. Tundub ulme? Jah, võib-olla küll. Kuid, kas pole mitte nii, et kui Sa poodi lähed, siis plaanid kõik vajaliku korraga ära osta? Ja võib-olla isegi mitme päeva soovid läbi mõelda. Miks ei võiks meilide puhul analoogiat kasutada? Jah, aga … Kui Su töö pole just meilidele vastamine, näiteks töökohad, mis on seotud klienditeenindusega või meili teel tulnud veateadetele kiire reageerimisega, siis, usu mind, enamikel töökohtadel ei pea reageerima meilidele viie minuti jooksul. Enamikel töökohtadel on piisav kaks korda päevas meilidega tegeleda.
- Jäta 3 tundi päevas planeerimata. See on selleks, et saaksid ilma stressi tekitamata kõik olulised tegevused lõpetada. Me oleme tegevuste planeerimises pigem optimistlikumad ning tegemised võtavad tihtipeale rohkem aega. Varuaeg on selleks, et uuesti järje peale saad. Kui ka siin analoogiat otsida, siis võid mõelda Saaremaa praami broneeringute süsteemile. Kuigi e-pileti ostmise süsteem on väga mugav ning annab kindlustuse kindlal kellajal ülesaamiseks, mahub alati praamile autosid ka üldjärjekorrast.
- Kanna raamatut endaga kaasas. Võta alati kodust väljudes kaasa raamat või kasuta mõnda moodsat abivahendit (e-raamat või audioraamat), et muudele tegevustele kuluvat aega efektiivsemalt kasutada. Näiteks, kui bussi või autoga sõidad, võiksid lugeda või kuulata audioraamatut. Muuda transpordile kuluv aeg õppimisele kuluvaks ajaks. Muuda ootamistele kuluv aeg enesearengu ajaks.
Erinevate ajakasutuse nippidega on ikka nii nagu elus üldse, Sa pead proovima, kas nad Sinu puhul töötavad. Esmalt proovi, siis analüüsi mõju ning tee vajalikud muutused. Ja proovi jälle. Kindlasti on Sul põhimõtteid, kuidas Sa oma aega paremini kasutad. Palun jaga neid kommentaaride all, et ka teised huvilised saaksid neid katsetada. Suur tänu Sulle juba ette!